컴퓨터를 이용해서 업무를 보면, 대부분의 결과물이 ‘문서’로 나옵니다. 문서들은 출력되거나, 메일 또는 메신저로 공유되고, 하나의 파일이 되어 차곡차곡 컴퓨터에 저장됩니다. 그런데 특정 문서의 경우 계속 업데이트해야 하거나(예: 데이터가 누적되어야 하는 문서), 함께 또는 상급자와 검토해서 수정해 나가야 하는 것들도 있습니다.
일반적으로는 이 모든 과정이 파일로 왔다 갔다 하면서 이뤄지는데, 제대로 공유되지 않으면 문제가 생기게 마련입니다. 그리고 같은 파일이 여러 컴퓨터에 저장되어 자원도 낭비하게 되고, 요즘 같은 스마트 시대에 이동성까지 고려하면…… 휴~ 답이 없습니다.
문서 작성과 저장까지 인터넷에서!
‘구글 독스’는 특별한 프로그램 설치 없이 브라우저에서 바로 문서를 작성하고, 온라인에 문서를 저장한 뒤 언제나 꺼내 보며, 다른 사람들과 공유할 수 있는 서비스입니다. 백문이 불여일견! 실제 화면을 볼까요? 주소창에 ‘docs.google.com’을 입력하거나, 구글에 로그인 후 왼쪽 상단에 있는 문서도구(Documents)를 클릭하면 접근할 수 있습니다.
처음에 “이런 서비스가 있다.”고 주변에 얘기하면, 뭔가 기술적인 이해도가 있어야 하는 것 아니냐는 걱정을 많이 하시는데, 화면에서 보는 것처럼 특별히 사용법을 배우지 않아도 될 만큼 직관적으로 구성되어 있습니다. 특히 최근에 구글 서비스 인터페이스가 전체적으로 업그레이드되면서 화면 구성이 더욱 깔끔해졌습니다.
이곳에서 해야 할 작업을 크게 나눠 보면 ① 문서 작성 ② 작업한 문서 올리기 ③ 문서를 불러와서 열람하고 수정하기 ④ 문서 공유 정도가 될 것입니다. 작업 순서대로 화면을 볼까요?
문서를 작성하려면 왼쪽의 ‘만들기(create)’를 클릭해서 작성할 문서 종류를 선택하면 됩니다. 아래 화면에서 보는 것처럼 가장 많이 사용되는 오피스 프로그램 형식(doc, ppt, xls)을 모두 만들 수 있습니다.
문서/ 프리젠테이션/ 스프레드시트 각각의 화면을 보면 오피스 프로그램과 거의 유사하다는 것을 알 수 있습니다. 다만 설치 프로그램이 아니기 때문에 제공되는 기능이 제한적인데, 업데이트될 때마다 기능이 추가되고 있습니다.
‘문서’를 선택했을 때 화면
‘프리젠테이션’을 선택했을 때 화면
‘스프레드시트’를 선택했을 때 화면
컴퓨터의 오피스 프로그램에서 작성한 문서를 등록하려면 ‘만들기’ 바로 오른쪽에 있는 ‘올리기(upload)’ 버튼을 클릭합니다. 이때 아래 그림처럼 원본 파일 형태로 저장할 것인지, 구글 문서도구 형식으로 변환할 것인지를 결정해야 하는데, 구글 문서도구로 변환해야 브라우저에서 바로 보고 편집도 할 수 있습니다. 여기에서 재미있는 기능은 ‘PDF 또는 이미지 파일의 텍스트를 Google 문서로 변환’하는 옵션인데, PDF나 이미지에 포함된 텍스트를 추출해서 다른 문서로 옮겨야 할 때 이용하면 좋습니다.
이제 인터넷에 문서를 올렸으니, 다른 사람들과 공유를 해볼까요? 문서를 등록한 뒤 ‘공유 설정’에서 아래와 같이 옵션을 설정할 수 있습니다.
누구나 열람할 수 있는 전체 공개부터 허용된 사람만 볼 수 있는 공개 옵션까지 모두 갖춰져 있습니다. 회사 내에서 사용하는 경우에는 같은 회사 도메인을 쓰는 사람에게만 허용하는 옵션을 선택하면 좋습니다. 위 화면의 예를 보면, 아이디@gilbut.co.kr 메일로 구글 서비스에 가입한 사람만 볼 수 있게 설정했기 때문에 회사 외부인에게 문서가 유출되는 것을 방지할 수 있습니다. ‘링크가 있는 모든 사용자에게 공개’를 선택하면 회사 도메인이 다르거나 구글 서비스에 가입하지 않은 사람도 볼 수 있으니, 외부인과 공유할 수 있습니다. 그리고 문서를 함께 수정해야 하는 경우에는 아래에 있는 수정 허용 항목을 체크하면 됩니다.
아직 피부에 와 닿지는 않지만, ‘클라우드(cloud)’라는 단어를 많이 듣습니다. 현재는 정보가 저장되는 공간이 인터넷 저쪽 편이라는 수준(‘웹하드’와 비슷합니다)으로 인식되지만, 구글 문서도구는 프로그램마저 저쪽 편에서 구동되도록 함으로써 좀 더 수준 높은 클라우드를 보여 줍니다. 여기에다 언제 어디서나 인터넷에 접속할 수 있는 환경만 보장된다면 굳이 컴퓨터에 프로그램을 설치하거나, 하드에 파일을 보관할 필요가 없어지게 됩니다. 이 개념을 실현하기 위해 나온 것이 구글의 크롬북(chrome book)입니다. 즉, 컴퓨터는 브라우저를 띄우는 역할만 하면 된다는 것이죠. 물론 현재는 실험적인 시도입니다만, 이런 것이 실현될 날도 머지않아 보입니다.
인트라넷이 필요한데, 구축하는 데 얼마나 들어요?
제가 한때 웹서비스 업계에 있었다는 이유로 주변 사람들에게서 자주 듣는 질문입니다. 업무 공유용 게시판 위주로 구성한 인트라넷이 필요한데, 비용이 궁금한 것입니다. 원하는 기능 범위에 따라 비용도 당연히 달라지지만, 간단한 수준이라면 *백만 원 정도면 된다는 답을 해주고는 합니다. 물론 매월 10만 원 안팎의 비용으로 빌려 쓰는 방식(ASP)도 있기는 합니다.
그런데 중소기업 입장에서는 이것도 상당히 비싸다고 느낄 수밖에 없습니다. 개발비뿐만 아니라 서버 구매 또는 임대, 인터넷 회선 비용도 추가로 들어가야 하니까요. 생산성이나 매출 향상에 직접적으로 영향을 끼치는 것이 아니라는 점에서 “꼭 필요하냐?” 하는 질문을 받기 십상입니다.
구글 사이트로 인트라넷을 만든다!
구글은 구글 사이트 서비스로 간단히 웹사이트를 만드는 도구라고 소개하지만, 개인적으로는 소규모 조직의 인트라넷으로 활용하는 것이 가장 좋은 듯합니다. 구글 사이트에서 제공하는 수준으로 공개 웹사이트를 만드는 것은 외형과 디자인에 민감한 한국 상황에 잘 맞지 않기 때문입니다. 그래서 이 글에서는 인트라넷으로 활용하자는 점에 초점을 맞추겠습니다.
처음 서비스를 사용하면 리스트 화면에는 아무것도 보이지 않을 것입니다. 그러면 과연 개발자가 아닌 우리도 사이트를 만들 수 있는지 ‘만들기’ 버튼을 용감하게 클릭해 볼까요?
일단 여기에서 생각하게 만드는 것은 사용할 템플릿을 선택하는 것입니다. 이것은 사이트의 기본 구성을 어떤 형태로 할 것인가를 결정하는 것인데, 나중에 변경할 수 있으니 굳이 열심히 고민할 필요는 없습니다. 다소 시간이 걸려도 괜찮다면 갤러리에서 적합한 것을 찾으셔도 좋습니다.
그 이후는 말 그대로 그냥~ 쉽게~ 넘어갈 수 있습니다. 지면 관계상 이미 만들어진 우리 부서 사이트를 보도록 하겠습니다.
화면에 보이는 왼쪽 메뉴, 메인 화면 구성은 관리자가 설정할 수 있습니다. 그러면 중요한 점 두 가지만 살펴보겠습니다. 무엇보다 중요한 것은 사용 가능한 게시판 형태일 것입니다. 웹 페이지 템플릿은 하나의 독립된 페이지를 구성할 때 사용합니다. 위 예시 화면에서 보면, 첫 페이지를 웹 페이지로 만들었습니다.
공지사항 템플릿은 가장 일반적으로 사용되는 게시판과 유사한 방식인데, 다른 점은 아래와 같이 리스트와 내용이 동시에 보인다는 것입니다. 리스트에서 제목을 클릭한 뒤 내용을 보는 한국형 게시판에 익숙한 분들은 처음에 어색해 하는데, 한 번에 원하는 게시물을 찾을 수 있다는 장점이 있습니다.
자료실 템플릿은 파일 자료를 관리하는 데 좋습니다. 군더더기 없이 파일을 공유할 수 있고, 같은 이름의 파일을 올리는 경우 자동으로 버전 관리도 해줍니다.
목록 템플릿은 일정, 업무 자원이나 항목을 관리하는 데 유용합니다. 날짜, 텍스트, 선택 리스트, 체크, URL 등 각 항목의 성격을 자유롭게 규정할 수 있어서 사용하다 보면 다양한 용도로 응용하게 됩니다. 그리고 각 항목을 오름차순/ 내림차순으로 정렬해서 볼 수 있어 편리합니다.
마지막으로 소개할 강력한 기능은 앞에서 설명한 구글 문서도구를 페이지 안에 삽입할 수 있다는 것입니다. 아래는 구글 문서도구에 등록된 PDF 문서를 페이지에 넣은 모습입니다.
아, 복잡해 보여!
중요한 기능을 화면과 함께 나열해 놓으니 그렇게 보일 수도 있습니다. 실제로도 이 모든 것을 이해하고 실행하려면 대략 2~3일 정도의 노력이 필요할 수 있습니다. 시행착오도 거쳐야 하니까요.
하지만 프로그램과 관련된 지식 없이, 업무에 활용할 수 있는 다한 기능을, 무료로, 모바일 환경에서도 사용할 수 있다는 점은 충분히 매력적입니다. 그리고 곧 다가올 클라우드 환경에 빠르게 적응하는 훈련도 될 수 있을 것입니다.
구글 서비스를 충분히 활용하는 순간, 당신의 업무 능력이 배 이상 높아질 것이라고 확신하면서 이 한마디로 기사를 마무리합니다. 강추!!!
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